Comment utiliser efficacement votre boîte vocale ?

Bonjour ,

Combien d’appels recevez-vous à chaque jour ? Des douzaines, j’en suis certain. Entst-ce que les gens vous laisse des messages clairs et précis ? Êtes-vous pris à jouer souvent au ping-pong téléphonique ? Si vous êtes comme la plupart des gens vous consacrez un temps fou à chaque jour à prendre vos messages et à retourner vos appels. Lisez donc les 9 conseils suivants afin d’améliorer considérablement l’efficacité de la gestion de votre message d’accueil.

1. Procurez-vous une boîte vocale

Vous avez bien une boîte vocale, n’est-ce pas ? Ne riez pas. C’est incroyable de constater qu’il y a encore des gens en 2007, certains sont même en affaires, qui ne possèdent pas de boîte vocale. Quelles pertes de temps, d’énergie et d’opportunités sont occasionnées par les personnes qui tentent de sauver quelques dollars par mois en n’ayant pas de boîte vocale. Si vous vous reconnaissez ici, appelez votre fournisseur téléphonique et procurez-vous immédiatement une boîte vocale. Et si êtes parmi ceux qui ont encore un vieux modèle de répondeur qui fait entendre 10 fois bip, bip, bip avant de prendre le message, il est grand temps de vous moderniser.

2. Ayez un message d’accueil professionnel

C’est quand la est la dernière fois que vous avez écouté votre message d’accueil ? Pour certains ça fait très, très longtemps. Ça fait tellement longtemps que leur voix a changer depuis! Je ne suggère pas de changer de message d’accueil à tous les jours car combien de fois aie-je entendu : « Bonjour vendredi le x… » alors que nous étions mardi, mais de grâce faites un effort pour le changer à quelques reprises dans l’année, mais surtout écoutez-vous bien.

Auriez-vous le goût de laisser un message à cette personne ? Avez-vous un ton de voix énergique et chaleureux ? A-t-on l’impression d’appeler dans un salon funéraire ? Y a-t-il des fautes de grammaire ? Parlez-vous trop lentement ou trop rapidement ? Votre message est-il trop long ? Devez-vous vraiment laisser un message bilingue ou même trilingue ? Est-ce que la musique d’ambiance derrière vous avec les chants d’oiseaux est vraiment nécessaire ? Même si vous aimez beaucoup vos enfants de 4 et 5 ans, est-ce vraiment leurs voix qui devraient être sur votre message d’accueil plutôt que la vôtre ? Y a-t-il trop de coups de sonneries avant que votre boîte vocale démarre ? Votre boîte vocale laisse-t-elle assez de temps pour que les gens pour qu’ils laissent des messages détaillés ?

Votre message d’accueil est très important puisqu’il s’agit souvent de la première impression que vous laissez aux gens qui vous appellent. Et comme vous n’avez jamais une deuxième chance de faire une bonne première impression…

3. Pratiquez-vous

Avant d’enregistrer votre message d’accueil, écrivez-le, réchauffez votre voix et pratiquez-le à voix haute à quelques reprises. Par la suite, une fois enregistré, écoutez-le et recommencez jusqu’à ce que vous soyez satisfait. Il n’est pas rare que je recommence jusqu’à 4-5 fois mon message d’accueil jusqu’à ce que je sois satisfait du résultat.

4. Identifiez-vous

Ah oui… n’oubliez pas de vous identifier sur votre message : « Oui bonjour, vous avez bien rejoint Patrick Leroux… » Combien de fois se demande-t-on si on appelle au bon endroit car la personne ne s’identifie pas ? Dire : « Vous avez bien rejoint le 555-555-5555… » ne suffit pas. Dites votre nom.

5. Offrez la possibilité de sauter votre message

Lorsque vous devez laisser un message long, détaillé et bilingue sur votre boîte vocale, dites d’entrée de jeu : « Appuyez sur l’étoile deux fois pour aller directement à la boîte vocale. Bonjour, vous avez bien rejoint Patrick Leroux… » Les gens qui vous connaissent bien et qui vous appellent régulièrement pourront ainsi éviter de perdre du temps à écouter votre long message d’accueil.

6. Offrez la possibilité d’être transféré

Si votre organisation dispose d’un système téléphonique, offrez la possibilité aux gens qui vous appellent d’être transféré à une réceptionniste ou à une autre personne : « Pour assistance immédiate, composez le 0 » ou bien « Pour rejoindre mon assistante composez le 101 ». Si vous désirez vraiment offrir un excellent service à vos clients, cette option est un must!

7. Soyez original

Essayez d’être un peu original sur votre message. Inutile de dire par exemple : « Je suis absent » ou « Je ne suis pas là » … on le sait, car c’est votre boîte vocale qui vient d’embarquer ! Évitez de dire également : « Après le bip sonore, laissez un message ». À moins de venir d’un village au fin fond du tiers-monde, les gens en Amérique du Nord savent quand ils doivent laisser leur message !

8. Utilisez de l’humour

Si vous avez un type de personnalité drôle (type jaune) n’hésitez pas à utiliser l’humour sur vos messages d’accueil, par exemple : « Bonjour vous avez bien rejoint Patrick, pour un retour d’appel rapide, laissez-moi votre numéro de carte de crédit Visa et MasterCard sans oublier votre date d’expiration. Arividerchi ! »

9. Offrez de l’information pertinente

Ne racontez pas votre vie afin d’expliquer votre absence. Rappelez-vous que vos messages doivent être brefs. Toutefois, il est bien de mentionner l’adresse de votre site Internet afin qu’un client potentiel puisse avoir accès à plus d’information à votre sujet. Si vous êtes en vacances, mentionnez la date à laquelle vos appels seront retournés.

Votre boîte vocale est un outil formidable si vous l’utilisez correctement. Mettez immédiatement en pratique ces quelques conseils. Changez votre message d’accueil et voyez votre efficacité augmenter substantiellement.

* Dans le bulletin de la semaine prochaine, nous verrons comment laisser des messages qui ont de l’impact.

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